Per Hjerrild er en af de mest erfarne og respekterede stævneledere i Danmark. Klaus Natorp var topsejler i mange år og har desuden stor erfaring i projektledelse. I starten af august skal de begge til eksamen. De to sejlsportsfolk fra Brabrand skal stå i spidsen for en af de største sportsbegivenheder nogensinde i Danmark.
VM i sejlsport bliver stort for Aarhus på enhver måde. 1500 sejlere fra op mod 100 lande. Lige så mange officials. 800 frivillige. Omkring 400.000 tilskuere. 125.000 kvadratmeter fyldt med sejlsport, fest og farver fra d. 2. til 12. august.
Det er et projekt, både Aarhus Kommune og det århusianske sejlermiljø har drømt om i mange år. Nu er det lykkedes.
Klaus Natorp er overordnet chef for hele arrangementet, mens Per Hjerrild har ansvaret for alt omkring selve sejladserne. Selvom august nærmer sig med stormskridt, sidder de begge nogenlunde roligt på stolen denne aften i Per Hjerrilds køkken på Tjørneagervej i Brabrand.
”Jeg sover bedre om natten nu end for et år siden. Nu har jeg et overblik over, hvad vi mangler. Man kan ikke spise en elefant på én gang, men nu har vi cirka 150 bidder, og hvis vi spiser en om dagen, så når vi det”, siger Per Hjerrild.
Også Klaus Natorp føler sig tryg ved, at alt bliver klar til den store begivenhed:
”Vi har rigtig godt fat i de grundlæggende planer og aftaler for eventen, men vi er også bevidste om at der venter os nogle betydelige opgaver, især omkring logistikken i området. Blandt andet skal nogle store rå betonarealer laves om til et idrætsområde”, siger han om opbygningen af sejlsportsområdet på Aarhus Ø.
De er begge en del af en Sailing Aarhus med 14 fuldtidsansatte. Når stævnet starter, vokser organisationen eksplosivt med 800.
”Arrangementet bliver kørt benhårdt og professionelt. Sailing Aarhus bliver en stor virksomhed, der skal eksekvere fra dag ét. Vi er dem, der skal sørge for, at vi er klar til at gøre det,” siger Klaus Natorp og ligner én, som glæder sig rigtig meget.
”Det er første gang jeg har kunne gå så meget all in på min passion, sejlsport.”
To mænd med forskellig baggrund i sejlsporten
Klaus Natorp, 49, kom til Brabrand for 17 år siden og bor på Søvej i Brabrand. Han er uddannet cand. oecon. og har i en årrække arbejdet med projekt- og forandringsledelse i en række virksomheder.
Han var i mange år elitesejler i OL-klassen 470-jolle, hvor han og broderen Paul var en del af landsholdet.
Per Hjerrild, 47, er uddannet lærer og bor på Tjørneagervej, ligeledes i Brabrand, har også sejlet hele sit liv. Mens han gik på seminariet blev han for alvor interesseret i kapsejlads-ledelse, blandt andet inspireret af Jesper Banks OL-triumf i 1992. Men det kneb med pengene, så han fandt vejen ind i elitemiljøet via en dommeruddannelse.
De sidste godt 25 år har han været dommer, og han er anerkendt som en at Danmarks mest erfarne ledere af kapsejladser.
Hans officielle titel er sailing events manager. I praksis betyder det, at han står for hele sportslige side af arrangementet – både på vandet og på land. Afvikling af sejladser, resultatbehandling, afgørelse af protester osv. gennem ledelsen af de godt 400 frivillige, som har med sejladserne at gøre.
En by med stolte traditioner
Åbningsceremonien foregår d. 2. august, og så går det ellers løs i 10 dage. Finalesejladserne kommer til at foregå lige foran den store tribune for enden af Aarhus Ø med plads til 1100 tilskuere.
Den overordnede arrangør er World Sailing, som hvert fjerde år samler VM for samtlige 10 OL-bådtyper samt yderligere to bådklasser i ét stævne. For fire år siden var Santander i Spanien vært. Og nu altså Aarhus.
Begivenheden bliver årets absolut største i Aarhus og markerer samtidig, at byen er vendt tilbage til vandet. Det meste foregår samlet på Aarhus Ø, hvor der dannes et internationalt sejlsportscenter til fremtidig glæde for både Aarhus og dansk sejlsport.
Ud over sejladserne bliver området i perioden centrum for en hel folkefest med storskærme, madboder og masser af forskellige aktiviteter. Alle er velkomne til både at komme og se på sejlsport eller bare hygge sig med de forskellige andre aktiviteter.
”Det bliver en stor og flot markering af, at vi er en stærk sejlsportsby med en lang og stolt tradition og mange medaljetagere gennem årene”, siger Klaus Natorp, som selv har sin baggrund i Aarhus Sejlklub, mens Per Hjerrild hører til Marselisborg Sejlklub.
Sailing Aarhus er den ene af fire organisationer bag arrangementet. De øvrige er Dansk Sejlunion, Sport Event Denmark og Aarhus Kommune.
Svært at være leder for dedikerede sejlere
Op mod 50 personer bliver fløjet ind fra udlandet, bl.a. ”de tre vise mænd”, som man kalder den internationale sejladsledelse. Også de er frivillige, men med stor faglighed og forventninger om at kunne udøve deres hverv uden problemer.
”De bruger deres liv og fritid på det her og er virkelig passionerede. På arbejdspladsen accepterer vi, at chefen bestemmer. Men i en frivillighedskultur kan det være anderledes, når det er folks hjerteblod, det handler om”, siger Per Hjerrild.
Og sejlerne? Også de skal behandles både korrekt og godt.
”Vi ved, at der vil blive uenigheder og frustrationer. Sejlere har tunnelsyn, når sejladserne er i gang. Så har de kun deres egen præstation i hovedet. Det er kantede profiler. Som stævneleder skal man være både rund og frikantet. Man må ikke lade sig gå på, men holde fast i, at sådan er reglerne,” siger Per Hjerrild.
Klaus Natorp bemærker, at det nok ikke er en ulempe at være skolelærer. Man skal stikke nogle rammer ud og stå fast, når man bliver udfordret – og undervejs optræde pædagogisk og forstående.
Alle procedurer beskrives præcist
Et prøve-stævne for et halvt år siden viste, at organisationen er på plads og vil fungere, også når den bliver sat på den store prøve til sommer. Men en af de store udfordringer bliver kommunikationen.
”Ved de stævner, vi normalt holder, er der omkring 50 frivillige, og så kan man altid lige gå hen og finde mig, hvis man har problemer eller spørgsmål. Det kan man ikke her, hvor vi bliver spredt over 100.000 kvadratmeter. Så vi skal have planlagt en effektiv måde at kommunikere på”, siger Per Hjerrild.
Det betyder, at alle procedurer skal beskrives præcist, så alle ved, hvad de skal gøre i enhver tænkelig situation. Et enkelt stykke papir med kort, klar besked.
”Vi har at gøre med meget dedikerede frivillige, som godt ved, hvad de skal. Vi skal give dem redskaberne til at gøre det”, siger Klaus Natorp.
Glæden og forventningen
Arrangørerne har lånt en hel etage i Navitas-bygningen, der skal huse alle, der er knyttet til afholdelse af sejladserne.
Blandt udfordringerne er at undgå at komme på kollisionskurs med Molsliniens færger, der sejler ind og ud af det samme havneområde, som mange af sejlerne befinder sig i. Der bliver tale om fredelig sameksistens. Sejlerne må holde sig tilbage, når færgen sejler.
”Selvfølgelig vil der blive frustration og kaos ind i mellem. Det er umuligt at gøre alle glade, og man kan ikke forberede sig på alt. Sådan er det, når man laver store events”, siger Per Hjerrild og fortsætter:
”Det letteste havde jo nok været, at vi havde delt bådklasserne op på fem forskellige østjyske havne. Men så havde vi ikke fået den folkefest. Det bliver virkelig stort, både for sejlerne og for de mange tilskuere.”
Efter VM?
Det er præcis to år siden, at Per Hjerrild tiltrådte jobbet hos Sailing Aarhus. Tre uger efter VM er det slut, og han skal ud og se sig om efter noget andet.
”Jeg har ikke taget stilling til, hvad der så skal ske. Jeg har formelt set kun orlov fra skolen. Men man kommer længere og længere væk fra det. Og på trods af de ofte meget skæve arbejdstider har vi også nogle friheder. Og at være med til at designe så stort et projekt giver mod på mere”, siger Per Hjerrild.
Også Klaus Natorp er jobsøgende i oktober, når den sidste rapport er skrevet efter VM. ”Der dukker nok noget op”, siger han.
Det er stadig muligt at melde sig som frivillig under VM. Det kan man gøre på hjemmesiden www.aarhus2018.dk/frivillig.
